Загальний відділ виконавчого комітету

Адреса: вул. Ярослава Мудрого,15

каб. 1,2,4

тел. 39-21-59, 5-40-82, 5-10-24

Години роботи: понеділок - четвер 9.00-18.00, п’ятниця 9.00-16.45, субота та неділя - вихідні

E-mail: [email protected]

Години прийому кореспонденції: понеділок - четвер з 10:00 до 13:00, з 14:00 до 15:00

                                                          п’ятниця з 10:00 до 13:00

Загальні положення

1.Загальний відділ виконавчого комітету Білоцерківської міської ради (далі - Відділ) є самостійним структурним підрозділом виконавчого комітету Білоцерківської міської ради без статусу юридичної особи.

 Відділ підпорядковується безпосередньо керуючому справами виконавчого комітету міської ради, міському голові.

2. Основною метою Відділу є ведення діловодства, здійснення контролю за проходженням і виконання документів, зберігання документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради.

Завдання відділу

1. Організація діловодства у виконавчому комітеті Білоцерківської міської ради, забезпечення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем.

2. Забезпечення в межах компетенції виконавчого комітету Білоцерківської міської ради реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства.

3. Контроль та методичне керівництво за дотриманням установленого порядку роботи з документами у виконавчому комітеті Білоцерківської міської ради, виконавчих органах міської ради відповідно до чинного законодавства та нормативно-правових актів.

4. Документування діяльності виконавчого комітету Білоцерківської міської ради.

5. Ведення архівної справи в апараті виконавчого комітету Білоцерківської міської ради.

6. Підготовка аналітичних, інформаційних та інших матеріалів з питань організації діловодства та архівної справи.

7. Підготовка проектів розпоряджень і рішень виконавчого комітету міської ради, що належать до компетенції Відділу, а також опрацювання проектів розпоряджень міського голови і перевірка відповідності їх вимогам Інструкції з діловодства та Регламенту роботи виконавчого комітету Білоцерківської міської ради.

Функції відділу відповідно до завдань та повноважень

1. Самостійно або разом з відповідними департаментом, управліннями, відділами, іншими службами виконавчого комітету визначає хід виконання на місцях законів України, указів і розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень міського голови з питань, віднесених до компетенції відділу.

2. Здійснює прийом, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, оперативний пошук документів, видачу інформації стосовно строків їх проходження.

3.На основі пропозицій заступників міського голови, керівників виконавчих органів міської ради готує проекти перспективних і поточних планів роботи, календарних  планів заходів, що здійснюються у виконавчому комітеті міської ради.

4. Бере участь у вирішенні відповідно до законодавства України питань організації проведення виборів Президента України, народних депутатів України та депутатів міської та обласної рад, всеукраїнських і місцевих референдумів.

5. Здійснює організаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради.

6. Здійснює підготовку до друку і друк розпоряджень міського голови, рішень та інших документів виконавчого комітету міської ради, їх реєстрацію. У необхідних випадках за дорученням керуючого справами виконавчого комітету міської ради видає копії, виписки і довідки з прийнятих документів.

7. Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилку розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради.

8. Здійснює складання протоколів засідань виконавчого комітету та нарад, які проводить  міський голова та забезпечує їх зберігання.

9. Аналізує протоколи засідань виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, при необхідності вносить пропозиції керівництву виконавчого комітету міської ради.

10. Забезпечує технічний контроль за строками виконання документів, систематично інформує керівництво виконавчого комітету міської ради про їх виконання.

11. Складає зведену номенклатуру справ виконавчого комітету міської ради. Забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності виконавчого комітету міської ради, для передачі на архівне зберігання.

12. Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у виконавчих органах міської ради.

13. Вдосконалює форми і методи роботи з документами із врахуванням застосування оргтехніки та засобів обчислювальної техніки. Сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб виконавчих органів міської ради.

14. Відповідно до ст. ст. 32, 41 Статуту територіальної громади міста Біла Церква начальник відділу сприяє у роботі щодо звіту міського голови перед міською радою та територіальною громадою міста Біла Церква.

15. Сприяє проведенню інститутами громадянського суспільства, громадськими радами, іншими консультативно-дорадчими органами, утвореними при Білоцерківській міській раді та її виконавчих органах, громадської експертизи діяльності органів та посадових осіб органів місцевого самоврядування міста Біла Церква, що регулюються порядком сприяння проведенню громадської експертизи діяльності органів та посадових осіб місцевого самоврядування міста Біла Церква

16. Разом з відділом інформаційно - комп’ютерного забезпечення роботи міської ради і виконавчого комітету здійснює адміністрування роботи наявної Системи електронного документообігу у виконавчих органах міської ради.

17. Готує довідки, інформації з питань діловодства, контролює строки виконання службових документів.

18. Бере участь у розробці та виданні довідників, інших посібників, необхідних для роботи виконавчого комітету міської ради.

19. Організовує чергування та створення належних умов для роботи відповідальних працівників у приймальній міського голови.

20. Забезпечує необхідні матеріально-технічні умови для роботи апарату виконавчого комітету міської ради.

21. Погоджує (візує) проекти договорів, спрямованих на виконання договірних зобов'язань, забезпеченні захисту майнових прав і законних інтересів міської ради та її виконавчих органів у відповідності до Порядку організації договірної роботи, затвердженого рішенням виконавчого комітету міської ради від 24 квітня 2018 року № 180.

Штатний розпис загального відділу виконавчого комітету міської ради