Контактний номер телефону: (04563) 5 32 68

Електронна адреса: [email protected]

Графік роботи:

понеділок – четвер з 8:00 до 17:00;

п’ятниця – з 8:00 до 15:45;

перерва – з 13.00 до 13.45;

кожен останній четвер місяця – санітарний день

Прийом громадян:

понеділок з 8:00 до 17:00

та п’ятниця з 8:00 до 15:45

перерва з 13:00 до 13:45.

Загальні положення

1. Архівний відділ Білоцерківської міської ради (далі – Архівний відділ) є правонаступником Білоцерківського міського державного архіву, є виконавчим органом міської ради, утворюється за рішенням Білоцерківської міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території Білоцерківської міської територіальної громади.

2. Архівний відділ підконтрольний та підзвітний Білоцерківській міській раді, виконавчому комітету міської ради, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний Державному архіву Київської області,  Державній архівній службі України.

3. Архівний відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням           

Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

4. Місцезнаходження відділу: вул. Павліченко, 14 А, місто Біла Церква, Київська область.

5. У своїй діяльності Архівний відділ керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, Державної архівної служби України, рішеннями Київської обласної ради, розпорядженнями голови Київської обласної державної адміністрації, рішеннями Білоцерківської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням.

6. З питань організації та методики ведення архівної справи Архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, Державного архіву Київської області.

7. Під час здійснення адміністративного провадження, а саме вчинення процедурних дій, прийняття процедурних рішень та адміністративних актів Архівний відділ керується принципами та засадами Закону України «Про адміністративну процедуру».    

8. Функціонування Архівного відділу здійснюється за рахунок коштів місцевого бюджету.

Основні завдання Архівного відділу

1. Здійснення управління  архівною справою і діловодством на території Білоцерківської міської територіальної громади.     

2. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об`єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території Білоцерківської міської територіальної громади, та  інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.

3. Внесення до Національного архівного фонду архівних  документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.

4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

5. Інформування міської ради, міського голови, Державного архіву Київської області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

6. Виконання інших повноважень, визначених окремими рішеннями Білоцерківської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови в межах визначених повноважень та згідно з компетенцією Архівного відділу.

Функції Архівного відділу відповідно до завдань та повноважень

1. Складає і за погодженням з Державним архівом Київської області подає на затвердження в установленому порядку проєкти міських програм, планів  розвитку архівної справи,  забезпечує їх виконання.

2.  Забезпечує облік, зберігання і охорону:

- документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих Архівному відділу Білоцерківською міською радою та її виконавчими органами, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об`єднаннями  громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території Білоцерківської міської територіальної громади;

- документів особового походження;

- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи облікових документів і довідкового апарату до них.

3. Організовує  роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного  архівного фонду або вилученням документів з нього.

4. Проводить  в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території Білоцерківської міської територіальної громади незалежно від форми власності та підпорядкування.

5. Інформує Державний архів Київської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

6. Веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування  Архівного відділу, на підставі затверджених списків.

7. Подає на затвердження Державному архіву Київської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування  Архівного відділу.

8.  Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства Білоцерківської міської ради та її виконавчих органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об`єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та  зберіганні документів.

9. Надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів.

10.  Веде зведений облік архівних документів, що зберігають виконавчі органи міської ради, підприємства, установи та організації, що розташовані на території Білоцерківської міської територіальної громади, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Київської області.

11. Надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства.

12. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів  Національного архівного фонду.

13. Здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в Архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування  Архівного відділу.

14. Організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза Архівним відділом, у порядку, встановленому чинним законодавством України.

15. Видає архівні довідки, копії документів, витяги  та інші документи шляхом надання відповідей на запити  фізичних і самозайнятих осіб, суб’єктів господарювання та органів державної влади та місцевого самоврядування, переглядає в установленому порядку  рішення про  обмеження доступу  до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.

16. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних  установ.

17. Погоджує (візує) проєкти договорів, спрямовує на виконання договірних зобов’язань, забезпечення захисту майнових прав і законних інтересів Білоцерківської міської ради та її виконавчих органів.

18. У разі коли Архівний відділ є адміністративним органом, посадові особи архівного відділу вчиняють процедурні дії та приймають процедурні рішення, під час розгляду справ, якими справа не вирішується по суті, відповідно до своїх посадових обов’язків.

Штатний розпис Архівного відділу Білоцерківської міської ради

Повідомлення Архівного відділу